Quando falamos em comprar em grupo, a presença de uma base sólida faz toda a diferença entre uma negociação comum e uma negociação de alta performance.

E é por isso que algumas redes têm mais poder de barganha que outras, mesmo comprando volumes semelhantes.

Inclusive, a resposta pode parecer simples, mas ela está nas entrelinhas da estrutura. Ou, como gostamos de dizer por aqui: está no esqueleto da negociação.

Neste artigo, vamos dissecar os elementos que compõem uma negociação eficiente ao comprar em grupo. E se você está acostumado a ver volume como sinônimo de poder de barganha, prepare-se para uma nova perspectiva: sem estrutura, até o maior dos volumes é apenas peso morto.

Quando falta estrutura, o corpo padece! Onde está a força real ao comprar em grupo?

Imagine uma central de compras como um organismo humano. Não adianta ter músculos (volume de compra) se o esqueleto é frágil ou inexistente. Na prática, muitas redes sofrem exatamente desse mal: negociam sem alinhamento interno, sem governança, sem dados, sem inteligência coletiva. O resultado? Cada loja caminha para um lado, e o poder de barganha se fragmenta.

É como se cada membro do corpo decidisse se mover por conta própria, sem comunicação com o sistema nervoso. O resultado? Desequilíbrio, retrabalho e, em muitos casos, fraturas graves nas margens de lucro.

Por isso que empresas que operam com estrutura centralizada conseguem uma eficiência maior nas negociações comerciais do que aquelas com decisão descentralizada. Isso porque a estrutura reduz redundâncias, melhora a comunicação e potencializa o uso de dados para tomada de decisão.

E os dados validam: 

Um estudo da Harvard Business Review mostra que empresas que tomam decisões baseadas em dados têm produtividade 5 a 6% maior.

Enquanto dados da McKinsey mostram que empresas que adotam uma abordagem estruturada e centralizada para compras conseguem reduzir custos em até 10% em média – o que, no mundo das redes e centrais, pode representar milhões ao longo do ano. 

McKinsey, também completa que  empresas orientadas por dados têm 23 vezes mais chances de conquistar clientes, 6 vezes mais chances de reter clientes e 19 vezes mais chances de serem lucrativas.

Sem um esqueleto forte, o que acontece?

Uma rede pode ter 50 lojas, comprar milhões em produtos e mesmo assim perder dinheiro em negociações por:

• Compras descentralizadas;
• Falta de governança e padrões;
• Dados desatualizados ou inexistentes;
• Decisões tomadas no “feeling” do comprador local.

Esse é o equivalente a um paciente com boa musculatura, mas com ossos quebrados e sistema nervoso comprometido. Não importa o quanto ele levante de peso: vai cair.

Pense que, sem dados compartilhados, governança clara ou um processo consolidado de comprar em grupo, negociar vira um jogo de adivinhação. Quem compra em conjunto sem esqueleto forte está perdendo uma das principais vantagens do modelo: o poder de barganha coletivo.

Empresas que compram isoladamente dentro de uma mesma rede não conseguem aproveitar o volume total para negociar melhores preços e condições. Muitas vezes, pagam valores diferentes para os mesmos produtos, com os mesmos fornecedores, simplesmente porque faltam visibilidade e coordenação.

Além disso, a ausência de um sistema que permita o cruzamento de informações entre as unidades torna impossível saber se a rede está, de fato, sendo eficiente ou apenas sobrevivendo no modo automático – ainda neste material, vamos detalhar este tópico.

Aí que entra a coluna vertebral: compras centralizadas

O primeiro osso fundamental da negociação eficaz ao comprar em grupo é a centralização das compras. Quando todas as unidades de uma rede atuam em sintonia, o volume se consolida, as condições se fortalecem e a argumentação na mesa de negociação ganha robustez.

Imagine negociar com um fornecedor dizendo: “Tenho 40 lojas interessadas neste produto, precisamos de um preço melhor e condições logísticas que contemplem todas elas.” Isso é muito diferente de cada loja ligar separadamente tentando “chorar” um desconto.

É aqui que o poder de fogo se concentra. Quando uma rede unifica sua demanda, ela fala com mais autoridade. Os fornecedores enxergam volume, consistência e previsibilidade — três elementos fundamentais para conseguir melhores condições comerciais.

Além disso, o processo de compras centralizadas permite ganhos operacionais, já que reduz o retrabalho de negociação loja por loja, agiliza entregas e padroniza contratos. Em outras palavras, um centro nervoso que comanda com inteligência.

Exemplo prático:

O Walmart é um exemplo notável de empresa que utiliza a centralização de compras para otimizar sua cadeia de suprimentos. Todo o seu sucesso se deve, principalmente, à sua capacidade em gerenciar e inovar em sua cadeia de suprimentos, garantindo que os produtos estejam no local certo, no tempo certo, na quantidade correta, ao custo mais baixo possível.

Articulações inteligentes: governança e processos

Sem articulação, não há movimento. Em uma rede, essa articulação tem nome: governança. É ela que define quem decide, como decide e o que fazer com as informações. É o cérebro e os ligamentos da estrutura.

Boas práticas de governança em redes que compram em grupo incluem:

• Regras claras entre central e lojas;
• Indicadores de desempenho compartilhados;
• Comitês de decisão com representantes das partes;
• Padronização de processos de compras e auditoria de fornecedores.

Sem isso, cada loja segue sua própria lógica, comprometendo o poder de decisão coletivo e tornando a negociação vulnerável a interesses locais ou desorganização interna.

Inclusive, este é um ponto tão importante que o SEBRAE compilou diversos casos de sucesso de redes e centrais de negócios no Brasil, destacando a importância da governança estruturada para o sucesso dessas iniciativas. Os casos mostram como a implementação de práticas de governança, como comitês gestores e indicadores de desempenho, contribuem para a melhoria da eficiência e competitividade das redes.

Nervos e sensores: dados e comparativos de mercado

Não adianta montar um esqueleto bonito se ele não tiver sensores que mostram o que está acontecendo. Em outras palavras: sem dados, você está no escuro.

Ou seja, negociar sem saber quanto o mercado está pagando, é como tentar diagnosticar um paciente sem exames.

Redes que compram em grupo com apoio de inteligência de dados conseguem:

• Comparar preços pagos por unidade em cada loja;
• Identificar distorções de preços dentro da própria rede;
• Avaliar performance de fornecedores;
• Criar metas realistas para negociações futuras;
• Prever variações de mercado e antecipar compras estratégicas.

Plataformas especializadas que fazem leitura de compras e cruzamento de informações históricas permitem uma visão real do que acontece na rede, item a item, negociação a negociação. Isso elimina o achismo e traz a discussão para o campo estratégico.

Essas informações são vitais para embasar decisões e tornam o processo de negociação mais objetivo, transparente e competitivo.

Tratamento: como montar o esqueleto ideal para comprar em grupo

O primeiro passo é adotar a plataforma de gestão de compras, uma solução tecnológica capaz de centralizar os dados, padronizar processos e oferecer inteligência analítica para tomadas de decisão.

Essa plataforma atua como um sistema nervoso central: coleta dados automaticamente, consolida o histórico de compras por categoria, unidade e fornecedor, identifica padrões, detecta distorções e gera insights de valor. Além disso, permite a comunicação eficiente entre a central e os pontos de venda, distribuindo informações e coordenando negociações.

Com uma boa ferramenta de gestão de compras, a rede consegue:

• Ter visibilidade total sobre o que está sendo comprado e por quanto.
• Comparar preços e condições em tempo real.
• Definir políticas de negociação com base em dados concretos.
• Reduzir diferenças entre as unidades.
• Criar metas e acompanhar indicadores de desempenho de compras.
  

Segundo a Flash App, um sistema de compras eficaz oferece vantagens como otimização dos processos, mais controle financeiro, redução de custos e erros, centralização das informações e gestão de fornecedores facilitada. 

O segundo pilar do tratamento é construir processos claros. Não basta ter tecnologia, é preciso que ela esteja integrada a uma cultura de governança e estratégia. Processos bem definidos garantem que a rede saiba como negociar, com quem e em que momento, além de dar segurança para a tomada de decisão.

Por fim, é necessário trabalhar a mentalidade coletiva. Comprar em grupo exige confiança, abertura e comprometimento. As redes mais fortes são aquelas em que todos os envolvidos entendem o valor do coletivo e atuam em prol do mesmo objetivo.

→ Veja também: como ganhar dinheiro ao comprar em grupo

Controle de dados são as articulações para comprar em grupo de forma eficaz

Negociar bem não é sorte, é estrutura. Redes que querem comprar em grupo com mais eficiência precisam parar de confiar apenas no volume e começar a operar com base em governança, dados e processos bem definidos.

Sem estrutura, cada unidade caminha sozinha e se expõe a riscos. Mas com um esqueleto forte, a rede avança de forma coordenada, segura e com muito mais poder de barganha.

Por isso, antes de entrar em uma negociação, pergunte-se: a sua rede tem ossos fortes o suficiente para sustentar um movimento coletivo?

Então, se ficou com dúvidas ou quer saber mais como fortalecer os ossos do seu grupo de compras, nos chame e vamos conversar!